Nu när pandemin är över börjar företagen locka tillbaka anställda till sina kontor. Det kan visa sig vara en spännande utmaning eftersom människor har vant sig vid komforten hemma. Laura Kurtinaityte, portföljförvaltare på Baltic Horizon, och Reinis Lauskis, seniorkonsult på CBRE Baltics, öppnar upp för nya kontorstrender och delar med sig av tips om hur man kan locka tillbaka personalen.
Under de senaste två åren har kontorsarbete ersatts av arbete hemifrån. Hur har det påverkat kontorstrenderna? Vilka är de nya trenderna som inspirerats av hemmakontor?
Reinis Lauskis: Utan tvekan har hemmakontor lämnat sitt avtryck och fört med sig nya trender. Många företag arbetar fortfarande hemifrån. Jag vet företag som har ett 3 000 kvadratmeter stort kontor där endast fem personer fick vistas samtidigt.
Sedan den 1 april har alla större koronabegränsningar hävts i Lettland vilket gör det troligt att många arbetstagare återvänder till sina kontor. Problemet idag är att vi inte vet exakt hur mycket kontorsutrymme som behövs för att alla ska kunna få tillbaka sin arbetsplats eller hur kontoret ska se ut för att en anställd skulle vilja stanna kvar där längre.
En sak som vi vet med säkerhet är att antalet kvadratmeter per person ökar i våra kontor.
För stora multinationella företag eller gemensamma servicekontor har det blivit normalt att i genomsnitt räkna med tio till tolv kvadratmeter kontorsyta per person. Det är mer än tidigare.
Ju större yta, desto mer utrymmen finns det där man kan hålla möten, samtala och samlas på. I själva verket kan man säga att traditionella kontor inte längre är så viktiga.
I en enkät som vi genomförde bland 120 av de största företagen i Baltikum i december förra året svarade 83 procent att de kommer att införa hybridarbete där det är möjligt. Till exempel tre dagar i veckan på kontoret och två dagars arbete på distans. Alltså måste de anpassa sig till den nya situationen samtidigt som hyresvärden måste hitta nya sätt att göra arbetsmiljön så trevlig som möjligt.
De anställda vill inte längre komma till kontoret bara för att arbeta och företag vill inte längre bara hyra kvadratmeter. Det är viktigt att kunna lyfta fram olika fördelar, varav en är möjlighet till flexibilitet.
Om vi tittar på situationen i Europa, där bränslepriserna sannolikt kommer att förbli höga, måste vi tänka på en möjlig ökning av cykelanvändning bland arbetstagarna eller en ökad popularitet av bildelningstjänster. Det är saker som även hyresvärdarna måste ha i åtanken.
Vi har sett att vissa hyresvärdar erbjuder särskilda cykelförråd med en verkstadshörna där man kan pumpa upp ett cykeldäck eller göra enklare reparationer vid behov.
Även s.k. gröna kontor blir allt mer populära. De hjälper oss att komma närmare naturen och ha t.ex. en egen trädgård på kontoret. Vissa hyresvärdar har till och med inrett sina fastigheter med 10 meter höga träd som har vuxit 15 år på annat håll. Alltså invaderas våra kontor av naturen och en djungel kanske är precis vad många människor behöver just nu. Det är onekligen trevligt att se växter att utvecklas.
En annan stor trend är flexibilitet, både när det gäller kontorslokaler och extrautrymmen.
Laura Kurtinaityte: För hyresvärden kan det innebära vissa svårigheter – hyresgäster kan ha det bra men ägaren måste svara för förvaltningen, planera budgeten, övervaka kassaflöden, beläggningen och allt annat. Här är det viktigt att skriva in en flexibilitetsklausul i kontraktet, som numera är mycket populärt.
Kan allt detta vara någonting för Baltic Horizon Funds kontorsbyggnad Upmala i Riga?
Reinis Lauskis: Upmalas kontorsbyggnad på 2 000 kvadratmeter har en stor fördel i att planlösningen enkelt kan ändras, vilket uppskattas högt av både hyresvärdar och hyresgäster. Bland annat kan inredningsbeslag flyttas om på mycket kort tid. Vi har redan blivit kontaktade av hyresgäster som önskar göra ändringar i deras 1 000 – 3 000 kvadratmeter stora kontorslokaler. Att ha lokalerna på samma våningsplan ger stora fördelar vid teambildning och skapande av samhörighetskänsla.
Du nämnde tidigare naturens intåg i kontorslandskap. Hur har ni löst det i Upmalabyggnaden att få in höga träd på kontoret?
Reinis Lauskis: Upmalas kontorsbyggnad har inga höga träd i huset. De har planterats framför huset. Dock finns det mycket grönska och mindre växter i våra kontor. Vi kan se hur hyresgästerna tar hand om sina växter och kan komma så ofta som varannan dag för att sköta om dem.
För fem år sedan var det inte alls lika populärt med grönskan på kontoret, men idag tänker man på det allt oftare. Det ger inte bara en sund och hälsosam omgivning utan även ett kontor där människor trivs i och det vet man mycket väl.
Alltså är inte kontoret längre bara en arbetsplats utan också en plats där man kan koppla av och känna sig som en del av naturen eller bara ha det bra?
Laura Kurtinaityte: Eftersom vi under de senaste två åren har vant oss vid att arbeta hemifrån känner vi alla till vilka fördelar och även nackdelar ett hemmakontor kan ha. Om vi vill få hyresgästerna tillbaka till kontoren måste vi kunna erbjuda dem en hemtrevlig och trivsam omgivning som de vill återvända till. Men eftersom vi pratar om kontor och inte privata hem måste lokalerna vara välutrustade, oavsett om det gäller möjligheter till videokonferens eller andra tjänster som behövs för ett effektivt arbete. Men samtidigt är även avkopplingsmöjligheter på jobbet viktigt att tänka på. Till exempel hitta en plats på kontoret för ett sportbordsspel eller något annat.
Därför är det bra att satsa på aktivitetsbaserade kontor med särskilda zoner för till exempel videosamtal, mötesplatser, tysta avdelningar för fokusering mm. Samtidigt är det viktigt att inreda med hemtrevnad i fokus. Vi på Baltic Horizon gillar att kalla framtidens kontor för s.k. ”kontorshem”.
När vi ser tillbaka på de senaste två åren, då hemmakontoret blev den huvudsakliga arbetsplatsen, uppstår frågan om vi ens behöver några kontor längre? Varför inte fortsätta med att arbeta på distans och träffas vid behov i ett pop-up kontor för möten ett par gånger i månaden?
Reinis Lauskis: Det är klart vi behöver kontor. En kontorslokal är faktiskt viktig av flera olika anledningar. Inte minst för att den hjälper ett företag att bygga sitt varumärke. Dessutom har generation Z en vilja att känna tillhörighet.
Naturligtvis kan man jobba hemifrån, och många gör det fortfarande, men efter att ha talat med ett flertal lettiska storföretag ser vi tydligt att människor egentligen längtar tillbaka till sina kontor. Om inte för alla fem dagar i veckan, så åtminstone för ett par dagar.
Precis som jag sa tidigare ses kontoret numera snarare som en mötesplats där den anställde vill vistas. Det fungerar inte längre som en plats där man bara stämplar in på morgonen och ut på kvällen. Det är inte helt klart idag hur det kommer att se ut på framtidens kontor, men en sak vi vet är att den måste kunna erbjuda ett mervärde så att människor ska vilja vara där.
Företag, särskilt inom IT-sektorn, anstränger sig hårt för att erbjuda det, för de vet att folk gillar att arbeta hemifrån och nu måste de lockas tillbaka till kontoret.
Det finns en byggnad i världen som många kontorsägare talar om. Det är Google-byggnaden i New York som anses vara en trendsättare i dagens kontorsdesign. Arkitekten bakom Google-byggnaden, Rick Cook, kallar den en plats där hälsa och välbefinnande möter flexibilitet och hållbarhet. Skulle man kunna se några likheter mellan den och Upmalahuset?
Reinis Lauskis: Utifrån dess form och läge kan man säga att Google-byggnaden är ett litet hus för att vara i New York med endast 12 våningar, en s.k. ”groundscraper”. Samtidigt ser vi att hyresgästerna är mer positivt inställda till mindre byggnader med större yta per våningsplan, där även naturen har en viktig plats. Och därav kommer även likheten med Upmala-byggnaden.
